Hem / Aktuellt / Egna nyheter / 2021 / Digitala årsmöten för våra föreningar

Digitala årsmöten för våra föreningar

Snart stundar föreningens viktigaste möte och föreningens högsta beslutande organ – Årsmötet! Det är under detta möte som man på riktigt har möjlighet att påverka åt vilket håll förening ska gå.

Alla föreningar ska ha genomfört sitt årsmöte före utgången av februari månads och med gällande restriktioner får vi genomföra dessa online. Det finns självklart många fördelar med digitala årsmöten. Inte minst att tillgängligheten ökar. Men det finns också många olika utmaningar.

Inför det digitala årsmötet är förberedelser är A och O.

Fundera igenom vilka olika funktioner/delegater som har en roll i ert årsmöte. Bland annat krävs det en som ansvarar för tekniken, en som ansvarar för röstlängderna och som säkerställer att röstberättigade är de enda som kan och får rösta. Detta sker på olika sätt beroende på vilket verktyg ni väljer att använda er av.
Och inte minst behöver ni en mötesordföranden som är trygg framför kameran och dessutom är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram.

Olika funktioner och ansvarsområden

  • Anmälningsansvarig
    Tar in anmälningarna via formulär online. Säkerställ att ni får in aktuella mailadresser för utskick av länk till ert möte. Skickar ut information om hur man loggar in på mötet och hur mötet kommer gå till. 
  • Moderator / Teknisk-ansvarig
    Släpper in deltagare till mötet. Hälsar välkomna och repeterar hur mötet kommer gå till (röstförfarande, handuppräckning mm). Moderatorn bör vara den som delar alla dokument som deltagarna ska få ta del av. Säkerställ att allt har skickats till moderatorn inför mötet.
  • Röstlängdsansvarig (kan/bör vara samma som Anmälningsansvarig)
    Säkerställer vilka de röstberättigade är i mötet under uppropet. Noterar detta i röstlängden och vid ev. votering skickar ut länk till exempelvis Mentimeter till enbart de röstberättigade. 
  • Ev. Mentimeter-ansvarig (kanske hinner TEAMS skapa en röstningsfunktion)
    Skapar konto hos mentimeter i förväg. Och vid ev. votering skapar röstningsmöjlighet däri. Skickar sedan länken till röstlängdsansvarig. Den kan alltså inte delas med alla i mötet då alla kanske inte är röstberättigade.
  • Mötesordförande
    Leder mötet utefter dagordningen i förenings stadgar.
  • Mötessekreterare
    Skriver årsmötesprotokollet.
  • Justerare
    Justerar årsmötesprotokollet.
  • Rösträknare
    Säkerställer att alla voteringar går rätt till och att mentimeter resultatet delas i teams och noteras korrekt i protokollet.
  • Valberedning
    Presenterar sitt förslag för årsmötet.
  • Styrelsens ordförande
    Representerar sittande styrelse.
  • Ansvariga för presentationer
    Verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, revisorernas berättelse verksamhetsplan och budget ska föredras av t.ex. Verksamhetschef /Kassör/ Styrelse/ Mötes ordförande
  • Ungdomsrepresentant
    Presenterar, av ungdomssektionen, utsedd ungdomsledamot jämte personlig suppleant till föreningens styrelse.
  • Ansvarig för avtackning
    Glöm för allt i världen inte att tacka av avgående styrelsemedlemmar, valberedning eller andra förtroendevalda. Och glöm inte heller att tacka mötets ordförande. Trots ett digitalt möte behövs uppskattningen lika mycket - eller mer :) 
Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.

Säkerställ bra uppkoppling, bra video och bra ljud. Ta er tiden att genomföra ett testmöte med alla delegater och de med olika funktioner i ert möte. Säkerställ att alla känner sig trygga med hur det kommer fungera och vem som ansvarar för vad.

På RF-SISUs sida finner ni mer information:

Olika tekniska verktyg
Praktisk info för dig som delegat
Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Kontakta oss gärna om ni behöver hjälp med tips och råd inför ert möte.

Mail eller telefon 070-658 27 19